Skip to content

如何快速制作带页码目录的高质量资料汇编?

2024/1/30

对于打印店人员、工程人员、公务人员、规划设计人员,每到年终、项目结束,都会遇到需要把大量的文档制作成资料汇编的工作。

这项工作的目标是制作一本印刷出来带有页码、目录,便于印刷出来存档查阅。

以前我们的工作流程可能是整理好电子或者纸质文档,打印出来一份不带页码的文本,再用数字打码机一页一页的打上页码, 再根据页码手工制作目录,最后再制作成册。

这个工作十分繁杂低效,制作的速度非常慢,人工制作目录添加页码还可能有错漏。

我们的 桔子工具 就是专门针对这个使用场景开发的软件。 使用流程清晰简便、制作速度快、质量高。 只需要简单的几个步骤,就可以完成文档资料汇编的全套流程。

注意

本文推荐的软件属于商业软件,请购买后使用。软件是订阅式的,51 元/月。

新用户可以免费试用 1 个月。

主界面

pic1

使用软件的视频教程:

如何快速制作带页码目录的高质量资料汇编

如何获取软件

  1. 登录官网产品页面 https://openyunzhi.cn/product.html ,点击桔子工具的 获取软件 链接, 使用百度网盘下载软件,解压后选择 orange.exe 双击即可运行。

  2. 新用户打开 https://openyunzhi.cn/business/signin 手机号获取验证码注册,然后到软件界面登录。 新用户免费试用 1 个月。

  3. 购买软件打开 https://openyunzhi.cn/business/signin 登录后,选择 桔子工具, 选择要购买的时长下单。回到软件界面输入下单时的手机号登录运行。

高质量的资料汇编有什么要求

一本高质量的资料汇编,需要满足以下要求:

  1. 大纲结构清晰

    便于了解整套资料汇编的内容组成

  2. 带有目录

    便于查阅特定文档时,能够快速定位

  3. 带有页码

    各类原始文档有各自的页码,形成资料汇编后应该统一为一个页码

按结构存放好文档

将制作资料汇编的文档,按照大纲,创建以章节名为文件夹名称的文件夹,将对应的文档放进去。务必要带上序号从而形成固定的顺序。

这个文件夹的树形结构,也是我们希望得到的最终的目录的结构。

└─XX项目竣工资料
    ├─1.项目立项设计审批资料
    │      1.XX项目立项批复文件.pdf
    │      2.建设用地审批.pdf
    │      3.方案变更批复文件.docx
    │      4.勘察报告.docx
    │      6.初步设计批复.docx
    │      7.环评报告批复.pdf
    │      8.施工图设计.docx

    ├─2.招投标资料
    │      1.招标公告.docx
    │      2.勘察招标.docx
    │      3.招标代理机构.docx
    │      4.招标方案.docx
    │      5.施工招标.docx
    │      6.监理招标.docx
    │      7.第三方复核.docx

    ├─3.实施管理资料
    │      1.实施方案.docx
    │      2.领导机构.docx
    │      3.管理制度.docx
    │      4.绩效考核.docx
    │      5.管理执行材料会议纪要.docx

    ├─4.合同资料
    │      1.招标代理合同.docx
    │      2.环评合同.docx
    │      3.勘测合同.docx
    │      4.施工合同.docx
    │      5.监理合同.docx
    │      6.第三方检测合同.docx
    │      7.征地补偿协议.docx
    │      8.管护协议.docx

    └─5.监理资料
            1.监理规划.docx
            2.监理日志.docx
            3.整改通知.docx

转换文件格式

电子文档可能有很多格式 docx/doc/pdf/txt/png/jpeg ,我们先要把他们都统一转换成 pdf 格式。便于后续合并操作。

这一步骤是可选的,因为在合并步骤,软件会自动将文档转换成 pdf 格式。

打开“桔子工具”,选择“转换格式”功能。将要转换格式的文件拖放到文件列表里,选择转换格式为 pdf

convert-config

点击“运行”,完成批量转换。转换完成后,生成文件与原文件存放在同级别文件夹里。删除原始文件。

依次合并单个文件夹下的文件

打开“桔子工具”,选择“合并文档”功能。进入到最底层的文件夹,将此文件夹内的文件,拖放到文件列表里,使用 上移 按钮调整顺序。

选择目标格式为 pdf,设置相关参数:

merge-config

参数说明:

  • 目标格式

    选择目标格式为 pdf

  • 保留文档书签

    在合并最底层一级文件夹时,这项不要勾选,即如果原来的 pdf 文件里有书签要丢弃

  • 奇数页自动添加空白页

    如果文档是奇数面,直接合并,则下一个文档会从偶数页开始

  • 保留转换格式的临时 PDF 文件

    如果文件夹内原始文件是其他格式,在合并中,先转换成 pdf 文件再合并。是否删除这些 pdf 文件。

点击“运行”,完成合并。合并完成后,生成的文件在原文件夹的上一级,以文件夹名称命名。

重复上述步骤,将当前级别的所有文件都合并完成。完成后,往上一级文件夹,将下级合并成的 pdf 文件,设置“保留文档书签”,再次合并。重复操作直到完成资料汇编。

合并第 1 个文件夹下的文件

step0

step1

合并第 2 个文件夹下的文件

step2

把 1、2 两个文件再次合并,此时书签已经整有两个章节

step3

添加页码

合并完成的一个 pdf 文件已经包括了所有文档,而且已经带上了目录。

打开“桔子工具”,选择“添加页码”功能。完成合并后的电子文档里,里面有各种原始文档带有的页码。我们要统一地给这些文档全部重新添加页码。

选择页码的位置、样式、字体字号颜色。

number-config

点击“运行”,完成添加页码。添加页码的电子文档会被添加前缀 添加页码_,放在原文件同级文件夹里。

在页眉上面添加页码的例子。

step4

提取目录

完成合并后的电子文档里,已经带有了我们需要的目录。

打开“桔子工具”,选择“提取目录”功能。选择生成目录的目标格式。

toc-config

点击“运行”,完成提取目录。提取出来的目录放在原文件同级文件夹里。自行修改目录的样式。

如果有必要再用“转换格式”工具,将目录转换成 pdf 格式。

再用“合并文档”功能,把目录和正文材料合并到一起,形成最终的全套资料汇编。

支持不同格式的目录导出。

step5

step6

打印

制作完成的资料汇编包含目录、页码,再合并上封面。一本大纲清晰、目录准确的资料汇编电子版和纸质版就完成了。可以直接交给打印店印刷。

提取页面

选择“提取页面”功能。可以提取pdf文件中单个或者连续的页面。

设置要提取的页码 1,2,3-7,9。形式为英文逗号分隔,连续的页码用英文横杠分隔。

extract-config

通过提取和合并两个功能的组合,也可以实现删除 pdf 文件中某个页面的功能。

添加标记

选择“添加标记”功能。在每一页pdf页面上固定位置打上标记,可以是水印。

mark-config

选择合适的配置添加水印。

watermark

联系我们

公众号:高效生产力(openyunzhi-info)

openyunzhi-info

客服:云小朵(15987804306)

云小朵